Нюанси надання відпустки без збереження заробітної плати

На сьогоднішній день одним із найбільш популярних та доцільних з точки зору інтересів роботодавця способів врегулювання трудових відносин є надання відпустки без збереження заробітної плати (далі – відпустка) за заявою працівника.

Що стосується строку надання такої відпустки, то за загальним правилом ч. 1 ст. 26 ЗУ “Про відпустки” з підстав “за сімейними обставинами” вона може надаватися лише до 15 календарних днів на рік.

Але, як відомо, Законом “Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану” (далі – новий Закон про працю) зазначене вище обмеження строку відпустки на період дії воєнного стану було скасовано. Це означає, що відпустка тривалістю більше 15 днів може надаватися лише в межах воєнного стану, строк якого щоразу продовжується Указами Президента.

Тому необхідно уважно слідкувати за датами надання відпустки “на період воєнного стану”: новий Закон про працю, який знімає обмеження у 15 днів, був прийнятий 15.03.2022, але набрав чинності лише 24.03.2022. Тобто заява і наказ про відпустку із посиланням на перевищення стандартного строку у зв`язку із воєнним станом, можуть бути датовані виключно з 24.03.2022 р.

Так як надання такої відпустки за законодавством цілком і повністю залежить від ініціативи працівника, з метою виключення будь-яких спірних ситуацій, а також помилок у обліку, рекомендуємо слідкувати за тим, щоб у заяві на відпустку працівник чітко вказував її термін, бажано у форматі “з … по”. Такий самий термін буде дублюватися і у наказі про надання відповідної відпустки.

Це означає, що бажано, щоб термін надання відпустки із посиланням на воєнний стан вміщувався у період встановлення воєнного стану, актуального на дату складання заяви на відпустку. Тому, якщо є стабільний зв`язок із робітником, найбільш безпечним з точки зору фіксації ініціативи працівника на таку відпустку є отримання його відповідних заяв та видання наказів на новий термін кожного разу, коли строк військово стану продовжується.

Наприклад, на момент набрання чинності новим Законом про працю, військовий стан було продовжено до 25.04.2022 (5:30). Тобто, найбільш коректним формулюванням заяви та наказу на відпустку є, наприклад: з 24.03.2022 по 24.04.2022. Адже суто формально відпустка великої тривалості не могла бути надана за межами строку військового стану.

Так як військовий стан був продовжений 22.04.2022 року Законом про затвердження Указу Президента терміном до 25.05.2022 (5:30), бажано не раніше 22.04.2022 року отримати заяву працівника про надання чергової відпустки, дата закінчення якої буде до 25.05.2022 року.

Враховуючи вищезазначені принципи, необхідно перевірити підстави та строки надання відпусток до набрання чинності новим Законом про працю, тобто до 24.03.2022. У той період відпустка могла надаватися або “за сімейними обставинами”, тобто на 15 днів, або “на період карантину”, адже ця підстава (аналогічно періоду воєнного стану) згідно ч. 2 ст. 26 Закону “Про відпустки” також дозволяла перевищувати стандартний строк.

Тут треба враховувати, що станом з початку воєнного стану в Україні та до 09.03.2022 року, Постанова Кабміну № 1236, в якій постійно продовжується строк карантину, передбачала запровадження в Україні карантину строком до 31.03.2022 року. Це означає, що якщо в період до 09.03.2022 року була складена заява на відпустку із посиланням на карантин, то вона могла передбачати термін лише до 31.03.2022 року.

І лише 09.03.2022 року набули чинності зміни до Постановки № 1236, які встановили карантин в Україні до 31.05.2022 року. Тому заяви із посиланням на карантин після 31.03.2022 року можуть бути датовані лише з 09.03.2022 року.

Підсумовуючи вищезазначене, рекомендуємо ретельно стежити за підставами надання відпусток без збереження заробітної плати терміном, що перевищує 15 календарних днів, та за можливості кожного разу отримувати нову заяву від працівника та видавати новий наказ на відпустку у разі продовження дії підстав їх надання (воєнного стану або карантину).