Лайфхаки дистанційного обміну документами із працівниками

З моменту введення воєнного стану та у зв’язку із виконанням деякими працівниками роботи дистанційно, у тому числі з-за кордону, багато роботодавців вимушені застосовувати дистанційний обмін документами з ними.

При цьому чинне трудове законодавство передбачає випадки, коли фіксація факту отримання працівником документу, ознайомлення з ним, або отримання від нього згоди є обов`язковими, наприклад при:

• наданні відпустки;

• зміні умов праці;

• звільненні і т.д.

У таких випадках важливо, щоб дистанційний обмін документами забезпечував належну фіксацію фактів, які закон визначає у якості обов`язкових для настання відповідних наслідків.

Тому роботодавцю слід за можливості докладати максимальних зусиль для того, щоб у випадку виникнення спірних ситуацій дистанційний документообіг визнавався належним та відповідним його звичному паперовому аналогу.

У зв`язку із вищезазначеним, за останні три місяці практиками у сфері трудового права були випрацювані конкретні підходи та рекомендації, основні з яких можна умовно звести до таких заходів:

• призначення відповідального працівника підприємства за реалізацію дистанційного документообігу;

• отримання заяви працівника на спосіб дистанційного отримання ним документів;

• підтвердження та фіксація факту відправлення/ отримання документу та волевиявлення працівника;

• залучення свідків до процесу дистанційного обміну документами.

Деталі реалізації цих заходів залежать від особливостей роботи кожного підприємства, кількості працівників та конкретних ситуацій дистанційного документообігу.

З одного боку ми розуміємо, що на практиці не доцільно застосовувати усі ці заходи по відношенню до усього обсягу документів, якими роботодавець обмінюється із працівником.

Однак для випадків, коли, наприклад, від наявності належним чином зафіксованого факту отримання певного документу може залежати законність звільнення або зміни умов оплати праці, радимо не нехтувати заходами «перестраховки» та вдаватися до усіх вище перелічених способів.

Адже заходи організації дистанційного документообігу зможуть у випадку виникнення спору із працівником підтвердити та захистити рішення, прийняті роботодавцем, а також мінімізуватимуть ризики претензій, як від працівників, так і від контролюючих органів.