Електронні трудові книжки з 2025: діджіталізація

10 березня в газеті “Голос України” опубліковано Закон № 1217-IX “Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі”.

Законом вводиться облік трудової діяльності працівника в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.

Така реформа системи обліку трудової діяльності працівників передбачає поступову відмову від паперових трудових книжок.

Крім того, усуваються можливі ризики втрати трудової книжки, її фізичного пошкодження, фальсифікації і внесення недостовірних відомостей до цього документу.

Відповідно до Закону ведення обліку трудової діяльності буде повністю проходити в електронній формі з 2025 року. До цього часу діє перехідний період, коли паралельно будуть використовуватися як паперові, так і електронні варіанти трудової книжки.

Наповнення відомостей відбуватиметься:

– як роботодавцем, так і безпосередньо застрахованою особою;

– через веб-портал електронних послуг Пенсійного фонду України у вигляді сканованих або оцифрованих копій передбачених законодавством документів (трудової книжки, довідок і т.п.) з обов’язковим накладенням страхувальником або застрахованою особою кваліфікованої електронного підпису.

Після внесення відомостей про трудову діяльність працівника до Державного реєстру, роботодавець зобов’язаний видати оригінал паперової трудової книжки йому на руки під розпис. Якщо працівник побажає продовжити її ведення, то роботодавець на його вимогу буде зобов’язаний паралельно з електронним урахуванням трудової діяльності також внести в паперову трудову книжку запис про прийом на роботу, переведення і звільнення.

Електронна трудова книжка дозволить уповноваженим органам призначати працівникові пенсію автоматично (без особистого звернення і збору документів за всю його трудову діяльність). За працівником буде зберігатися право вибору для поліпшення запропонованого розрахункового розміру, а саме:

– або працівник надає відомості про одержувану заробітну плату за період до 2000 року (до введення персоніфікованого обліку);

– або відстрочить свій вихід на пенсію для отримання підвищення до пенсії на 0,5-0,75% за кожний повний місяць роботи після досягнення пенсійного віку;

– або використовує право на призначення пенсії.

Закон набуває чинності 10 червня 2021 року.