Лайфхаки дистанционного обмена документами с работниками

С момента введения военного положения и в связи с выполнением некоторыми работниками работы дистанционно, в том числе из-за границы, многие работодатели вынуждены применять дистанционный обмен документами с ними.

При этом действующее трудовое законодательство предусматривает случаи, когда фиксация факта получения работником документа, ознакомление с ним или получение от него согласия являются обязательными, например при:

— предоставлении отпуска;

— изменении условий труда;

— увольнении и т.д.

В таких случаях важно, чтобы дистанционный обмен документами обеспечивал надлежащую фиксацию фактов, которые закон устанавливает в качестве обязательных для наступления соответствующих последствий.

Поэтому работодателю следует по возможности прилагать максимальные усилия для того, чтобы в случае возникновения спорных ситуаций дистанционный документооборот признавался надлежащим и эквивалентным его привычному бумажному аналогу.

В связи с вышеперечисленным, за последние три месяца практиками в сфере трудового права были выработаны конкретные подходы и рекомендации, основные из которых можно условно свести к следующим мерам:

— назначение ответственного работника предприятия за реализацию дистанционного документооборота;

— получение заявления работника на способ дистанционного получения им документов;

— подтверждение и фиксация факта отправки/получения документа и волеизъявления работника;

— привлечение свидетелей к процессу дистанционного обмена документами.

Детали реализации этих мер зависят от особенностей работы каждого предприятия, количества работников и конкретных ситуаций дистанционного документооборота.

С одной стороны, мы понимаем, что на практике не целесообразно применять все эти меры по отношению ко всему объему документов, которыми работодатель обменивается с работником.

Однако для случаев, когда, например, от наличия надлежащим образом зафиксированного факта получения определенного документа может зависеть законность увольнения или изменения условий оплаты труда, советуем не пренебрегать мерами перестраховки и прибегать ко всем вышеперечисленным способам.

Ведь мероприятия по организации дистанционного документооборота смогут в случае возникновения спора с работником подтвердить и защитить решения, принятые работодателем, а также минимизировать риски претензий, как от работников, так и от контролирующих органов.