Ваш надійний лоцман в бурхливому морі законодавства

Рекомендації з поведінки у випадку візиту правоохоронних органів

Зважаючи на те, що останнім часом почастішали візити правоохоронних та інших перевіряючих органів в офіси та виробничі приміщення українських компаній, пропонуємо Вашій увазі рекомендації щодо поведінки керівництва і співробітників підприємств у випадку таких візитів. Сподіваємося, дані рекомендації виявляться корисними для Вас.

Перш за все відзначимо, що візити правоохоронних і перевіряючих органів можна умовно розділити на два види в залежності від їхніх цілей і приводу:

1.  Контрольно-наглядові візити з метою проведення планових та позапланових перевірок;
2. Візити у зв’язку з проведенням слідчих дій (обшуку та виїмки) по порушеній кримінальній справі.

Підстави, порядок проведення і повноваження органів при цьому суттєво відрізняються.

1. КОНТРОЛЬНО-НАГЛЯДОВІ ВІЗИТИ (ПЛАНОВІ ТА ПОЗАПЛАНОВІ ПЕРЕВІРКИ ПРАВООХОРОННИХ ТА ІНШИХ ПЕРЕВІРЯЮЧИХ ОРГАНІВ)

Підстави проведення планових та позапланових перевірок, повноваження контролюючих органів, а також права суб’єктів господарювання при проведенні контрольно-наглядових заходів регулюються Законом України «Про основні засади державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності»1.

Варто пам’ятати, що проведення планових перевірок повинно супроводжуватися повідомленням суб’єкта господарювання про майбутні заходи контролю не пізніше, ніж за 10 днів, в іншому випадку Закон прямо передбачає право суб’єкта господарювання не допустити співробітників контролюючого органу на підприємство для проведення планової перевірки.

Що стосується позапланових перевірок, то Законом встановлений вичерпний перелік підстав2, коли такі заходи допускаються, а їхнє проведення здійснюється на підставі направлення на проведення державного контролю, копія якого передається суб’єкту господарювання. Також важливо, що при проведенні позапланових перевірок суб’єкт господарювання має право отримати копію підстави для такої перевірки.

У додатку до консультації направляємо актуальний текст Закону України «Про основні засади державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності», в якому жовтою заливкою виділені ключові
положення, які допоможуть Вам зорієнтуватися і згадати свої права у випадку несподіваного візиту посадових осіб з позаплановою перевіркою.
Нижче кілька основних правил, які варто пам’ятати при проведенні на підприємстві перевірки (планової або позапланової):

1. Перевірка службових посвідчень осіб, які з’явилися на підприємство, – перше, що необхідно зробити. Для цього потрібно налагодити роботу охоронців на контрольно-пропускному пункті (або на вході, якщо КПП відсутній). Саме їм бажано перевіряти службові посвідчення тих, хто прийшов, і одночасно повідомити керівництво (або юриста) про перевірку. Як тільки посадові особи потраплять на територію або в офіс, проконтролювати їхній маршрут буде вкрай важко. Тому з приходом перевіряючих охоронець спочатку повідомляє про це керівнику (або юристу), а поки керівник підходить на КПП, охоронець переписує службове посвідчення і пояснює, що зараз підійде керівник і проводить в адміністративну будівлю. Вже на цій стадії можна визначити привід перевірки. Але краще надати зробити це керівнику або юристу підприємства, який з’явився до КПП.

2. Ще до того, як впустити перевіряючих на територію, потрібно поглянути на документ, що підтверджує привід візиту: або направлення на перевірку, або постанову про проведення обшуку і виїмки (чи іншої слідчої дії) переконатися, що такий документ є, що на ньому стоїть підпис уповноваженої особи, що воно стосується саме очолюваного Вами підприємства. Тобто, на цьому етапі визначається, який привід візиту і керівнику стає зрозуміло, як далі себе вести. Якщо мова йде про позапланову перевірку, потрібно подивитися в документі, яка підстава вказана для позапланової перевірки і який предмет такої перевірки. Пам’ятати, що копію направлення посадова особа перевіряючого органу зобов’язана вручити Вам.

3. Вартозавести на підприємстві журнал перевірок і пропонувати перевіряючим розписуватися в такому  журналі. Вони зобов”язані це зробити на вимогу представників підприємства.

4. Далі варто запросити перевіряючих до адміністративного приміщення та, якщо це є доречним по ситуації, запропонувати їм напої, а також почати бесіду з метою визначити їхні фактичні побажання й цілі. Будувати діалог з перевіряючими бажано в спокійній, в міру люб’язній манері, з дотриманням елементарних правил ввічливості, демонструючи прагнення сприяти в міру своїх можливостей. Якщо юрист не присутній під час перевірки, бажано забезпечити присутність юриста (відразу дзвонити юристам і просити їх терміново приїхати). Важливо переконати перевіряючих дочекатися приїзду юриста – найчастіше вони не заперечують проти цього. У цей час можна спробувати з’ясувати їхні наміри, встановити конкретний перелік об’єктів і документів, які вони мають намір перевіряти. Можна роздати завдання відповідним службам з підготовки інформації та документів. Бесіду з перевіряючими (якщо вона доречна) бажано вести одній особі, і організувати її так, щоб завдання співробітникам ставили не контролюючі органи, а сам директор (або інша особа, яка веде переговори з перевіряючими). Важливо попередити про це й співробітників. Вони повинні розуміти і своєю поведінкою пояснювати, що надати той чи інший документ, здійснити ту чи іншу дію вони можуть лише за дорученням директора, а не перевіряючого органу. Спокійна відповідь, наприклад, «Мені не дозволяє посадова інструкція це робити без вказівки директора» або «Будь ласка, зверніться до директора, без його дозволу я не компетентний передати вам це» цілком підходять.

5. При проведенні перевірок бажано забезпечити якомога меншу кількість представників підприємства, які спілкуються з перевіряючими (якщо цього не вимагають питання перевірки). Причому при планових і навіть деяких позапланових перевірках директор може приймати участь лише на початковій, а іноді і заключній стадії перевірки, а в інший час – передати кураторство перевіркою своєму заступнику і юристу (крім випадків, коли проводиться серйозна перевірка).

ДУЖЕ ВАЖЛИВО ДОВЕСТИ ДО ВІДОМА СПІВРОБІТНИКІВ: вони не зобов’язані давати будь-які пояснення в ході перевірки або навіть проведення слідчих дій, у них є право зберігати мовчання. Часто деякі
співробітники, побоюючись, що їх притягнуть до відповідальності за мовчання, можуть без злого наміру поширити конфіденційні відомості, тому важливо провести інструктаж серед персоналу.

6. В ході проведення перевірки варто виконувати законні вимоги перевіряючих – надавати їм ті документи та інформацію, які належать до предмету перевірки. На практиці часто відбувається таким чином, що керівнику вдається домовитися з перевіряючими органами, що документи будуть надані в призначений день. Наприклад, управління по боротьбі з економічними злочини (УБЕЗ) останнім часом часто з’являється на підприємства для перевірки того, чи ліцензійні комп’ютерні програми (софт) використовуються на підприємстві. Очевидно, такий збір документів з програмного забезпеченнюя директор може адресувати системному адміністратору. Участь в цьому процесі співробітників бухгалтерії, виробничого сектора та інших співробітників підприємства може тільки провокувати зайву нервозність і розгубленість. У всіх випадках найголовніше – зберігати спокій і намагатися побудувати діалог з перевіряючими органами. Ваша поведінка повинна бути заспокійливою, а не провокаційною: прагніть переконати їх, що ви налаштовані на конструктивну перевірку, ви готові всі їхні законні вимоги виконати.

7. За підсумками перевірки перевіряючі можуть складати акти і приписи, в яких вказуються виявлені порушення. Дуже важливо подбати про те, щоб всі Ваші заперечення, пов’язані з проведенням перевірки та її висновками, отримали відображення в таких актах. Тому на момент підписання акту перевірки директором (або представником) підприємства слід зробити позначку про те, що заперечення будуть додатково підготовлені і прикладені до акту перевірки. Або, якщо заперечення вже готові на окремому документі, слід зробити посилання на такий документ і додати його до актау. Також допускається записати заперечення в самому акті в момент, коли акт пропонується для підписання.

8. За результатами перевірки варто зібрати робочу групу, до якої увійдуть співробітники підрозділів підприємства, що відповідають за ті ділянки роботи, які перевірялися, і юрист. Мета зборів робочої групи –
визначити, які дії та заходи слід вжити для уникнення повторних перевірок або притягнення до відповідальності за недотримання приписів перевіряючих органів.

Такі основні правила, які варто пам’ятати при проведенні планових і позапланових перевірок. У додатку ви знайдете таблицю, яку варто зберегти і мати під рукою працівникам підприємства, що можуть бути залучені до перевірок. У таблиці коротко викладено алгоритм дій і прав підприємства у випадку візиту перевіряючих органів з посиланням на норми Закону України «Про основи державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності», який повинен також перебувати під рукою, щоб у випадку суперечок з перевіряючими органами з приводу їхніх обов’язків показати їм норму закону.

На закінчення з цього виду візитів зазначимо, що підприємству надано право здійснювати аудіо-та відеозапис перевірок, які проводяться не підприємстві. Це право може бути використано, щоб закликати перевіряючі органи до припинення порушення законних прав компанії. Крім того, у випадках, коли дії перевіряючих очевидно незаконні (наприклад, вони намагаються потрапити на територію з перевіркою без наявності документів для перевірки) існують так звані «гарячі лінії» – телефони, за якими можна повідомити про порушення з боку перевіряючих органів і вимагати підтримки (аж до виклику міліції).
Перелік телефонів «гарячих ліній» ми також додаємо до цієї консультації.

2. ВІЗИТИ У ЗВЯ’ЗКУ З ПРОВЕДЕННЯМ СЛІДЧИХ ДІЙ

Зупинимося на другому приводі для візиту правоохоронних органів – проведенні слідчих дій, тобто сукупності спеціальних заходів, що вживаються слідчим для розслідування злочину.

Найчастіше інтереси підприємств зачіпають такі види слідчих дій, як обшук і виїмка3.

При появі в офісі компанії співробітників правоохоронних органів (або при спробі проникнути в офіс компанії) необхідно приймати до уваги наступне:

1) Обшук і виїмка можуть проводитися тільки за наявності порушеної кримінальної справи4;

2) Обшук і виїмка можуть здійснюватися лише за наявності постанови слідчого (з санкцією прокурора) або постанови суду (якщо проводиться обшук житлового приміщення) про проведення обшуку і виїмки.

3) Обшук і виїмка можуть проводити тільки в денний час. Тому перш ніж впустити представників правоохоронних органів в офіс, компанія (її охоронці) має право уточнити привід візиту і зажадати пред’явлення постанови про обшук та/або виїмкуі. При вивченні постанови слід звернути увагу на посаду та ПІБ особи, яка підписала постанову, на адресу приміщення, в якому постановлено проводити обшук, а також предмети (документи), які необхідно знайти/надати. Текст постанови про обшук та/або виїмку варто переписати5.

4) Обшук і виїмкиа можуть проводитися тільки слідчими органами (органи внутрішніх справ, прокуратура, Служба безпеки України, податкова міліція)6. Слідчий може доручити проведення слідчих дій органам дізнання7. Поряд з перевіркою підстав для проведення обшуку та/або виїмки однією з перших дій співробітників компанії повинна бути перевірка службових посвідчень працівників, що з’явилися для проведення обшуку та/або виїмки. Дані службових посвідчень також необхідно переписати.

5) При проведенні обшуку і виїмки з метою забезпечення максимального захисту прав компанії вкрай бажаною є присутність юриста. Звертаємо Вашу увагу, що при проведенні обшуку і виїмки слідчі органи не зобов’язані забезпечити присутність юриста або адвоката. Разом з тим, відповідно до статті 181 Кримінально-процесуального кодексу України обшук і виїмка проводяться в присутності представників підприємства. Кількість представників законодавчо не обмежена. Тим не менш, на практиці можлива ситуація, при якій, навіть якщо Ви будете наполягати на присутності юриста, слідчий буде відмовлятися впускати юриста в приміщення, яке обшукується. Також в практиці траплялося, що слідчий просить співробітників покинути приміщення, яке обшукується. У всіх випадках варто пам’ятати, що слідчому не надано право обмежувати кількість представників компанії або вимагати видалення кого-небудь з представників офісу. Тому у Вас є право наполягати на присутності при обшуку тих представників компанії, яких Ви вважаєте потрібними.

*** Примітка: в ході бесіди зі слідчими органами, в тому числі, при заявленні Вами вимог (про присутність юристів тощо) необхідно зберігати спокій. Наполегливо не рекомендуємо провокувати конфлікти з представниками правоохоронних органів, проявляти агресію в будь-якій формі – навіть у тих випадках, коли працівники правоохоронних органів діють незаконно. Будь-які зауваження щодо законності дій органів, а також свої законні вимоги бажано озвучувати в спокійній і твердій манері, дотримуватись елементарних правил ввічливості. Дуже корисним може виявитися, якщо ви підкреслите готовність сприяти (або не заважати) ефективному і швидкому проведенню слідчих дій.
В ході проведення слідчих дій правоохоронні органи наділені досить широким переліком повноважень8. Крім того, на їхньому боці психологічна перевага (через можливу присутність озброєних співробітників спецпідрозділів). Тому правоохоронці нерідко свідомо допускають незаконні дії, розуміючи, що оскарження їхніх дій займе у Вас певний час, у той час як результати обшуку можуть виявитися більш істотними, ніж допущені під час обшуку порушення.

У зв’язку з цим найбільш ефективними будуть дії компанії щодо можливого попередження негативних наслідків передбачуваного обшуку і виїмки, заходи щодо недопущення наявності на підприємстві документів та предметів, що становлять комерційну таємницю, дії з психологічної підготовки співробітників підприємства до можливого візиту правоохоронних органів.

6) Під час обшуку і/або виїмки обов’язкова присутність двох понятих, тобто, сторонніх осіб, незацікавлених в результаті кримінальної справи. Значення понятих в тому, що вони поряд з іншими учасниками слідчих дій розписуються в протоколі і заявляють про порушення, допущені в ході обшуку і виїмки. У випадку спроби провести обшук за відсутності понятих (або, як це найчастіше трапляється, за умови приходу понятих разом зі слідчим) необхідно звернути на це увагу слідчого і наполягати на присутності понятих (або заміні понятих, мотивуючи це сумнівами в їхній незалежності). Про порушення, пов’язані з понятими, необхідно надалі зробити позначку в протоколі.

7) В ході здійснення обшуку компетентні представники компанії повинні уважно спостерігати за діями слідчих органів, письмово заявляти про кожний випадок порушення і вимагати включення відповідних заяв в протокол обшуку та/або виїмки.

8) Варто мати на увазі, що при обшуку і виїмці можуть вилучатися лише ті предмети, які мають значення для справи. Всі документи і предмети, які вилучаються, повинні бути пред’явлені понятим і перераховані в протоколі обшуку або виїмки або в доданому до нього опису із зазначенням їхньої назви, кількості, міри, ваги, матеріалу, з якого вони виготовлені, та індивідуальних ознак9. Співробітники правоохоронних органів схильні вилучати максимальну кількість документів (не слухаючи доводи про те, що документи не мають значення для справи). Часом зниженню обсягу документів, які вилучаються, сприяє вимога про докладний опис в протоколі документів, які вилучаються. Згідно з п. 9 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», у випадку вилучення первинних документів і реєстрів бухгалтерського обліку посадова особа підприємства має право в присутності органів, які вилучають, зняти копії з документів, що вилучаються. Таким чином, при вилученні бухгалтерських документів, Ви, посилаючись на п. 9 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», маєте право вимагати надання можливості зняти з цих документів
копії.

9) За результатами проведених обшуку та/або виїмки складається протокол, в який включаються всі подробиці слідчої дії, заяви присутніх осіб, тривалість слідчої дії, всі суттєві обставини, опис вилучених предметів і документів. Звертаємо увагу, що всі підписи на документах повинні бути «живими», здійснюватися на Ваших очах. На стадії підготовки протоколу дуже важливо максимально детально описати всі зафіксовані Вами порушення, оскільки саме заяви про порушення, прикладені до протоколу, будуть в першу чергу братися до уваги при оскарженні дій слідчого, проконтролювати відсутність сторонніх підписів (у тому числі, підписів співробітників компанії) на протоколі слідчих дій.

Резюмуючи викладене, пропонуємо Вашій увазі короткий алгоритм дій у випадку проведення в офісі компанії обшуку та/або виїмки:

v  Перевірити і переписати дані службових посвідчень співробітників правоохоронних органів;

v  Перевірити наявність постанови про обшук та/або виїмку, наявність підпису на ньому, віднесеність постанови до очолюваного Вами підприємства, зокрема, чи передбачено в постанові проведення обшуку саме за місцезнаходженням підприємства;

v  Забезпечити присутність адвоката (юриста);

v  Переписати (передрукувати) текст постанови слідчого (або судді) про проведення обшуку та / або виїмки;

v Заявити про необхідність забезпечити наявність понятих (якщо таких немає);

v  Якщо Вам відомо місцезнаходження предметів і документів, про які запитують правоохоронці, і Ви знаходите це допустимим, передати документи тим, хто проводить обшук – це дозволить Вам показати, що з Вашого боку немає протидії слідству;

v  В ході обшуку або виїмки на Ваш розсуд відповідати на питання правоохоронців, пов’язані зі знайденими документами або тими, які шукають, чи зберігати мовчання;

v Про кожен виявлений вами факт порушення прав повідомляти правоохоронців (в усній формі);

v Складати заяви про кожен виявлений факт порушення в ході обшуку;

v  Контролювати складання та підписання протоколу обшуку та/або виїмки, додати до протоколу складені заяви про порушення.

*** Примітка: вкрай важливим в ході проведення слідчих дій, так і перевірок, є психологічний стан і поведінка співробітників в екстремальній ситуації. Користуючись нервозністю співробітників, слідчі і перевіряючі органи схильні випитувати у них відомості, які їх цікавлять. У зв’язку з цим наполегливо рекомендуємо провести попередній інструктаж співробітників на випадок візиту правоохоронних органів: жодна норма законодавства не зобов’язує співробітників давати пояснення і відповідати на питання слідчих органів, що з’явилися для проведення обшуку або виїмки. Бажано, щоб присутні при обшуку і виїмці співробітники (крім тих, кому Ви це персонально доручите) зберігали мовчання, відповідаючи на запитання слідчого наступним чином: «Я не компетентний відповідати на Ваші запитання. Зверніться до директора (або юриста)»; «Я не володію цією інформацією», «Я не пригадую» і т. д. Оптимальним варіантом було б усунення з приміщення, де проводять обшук, всіх працівників, наявність яких не є необхідною, проте можливість реалізації цього варіанту залежить від слідчого. Якщо слідчий не налаштований агресивно, рекомендуємо обговорити з ним можливість видалення з обшукуваного приміщення запропонованих Вами співробітників.

Додатки:

Пам’ятка для співробітників підприємства на випадок візиту правоохоронних або перевіряючих органів

Pamyatka_proverki.doc

____________________________________________________________________________

1. http://zakon1.rada.gov.ua/cgi-bin/laws/main.cgi?nreg=877-16
2. 4 підстави передбачені у статті 5 Закону України «Про основи державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності».
3. Проведення обшуку та виїмки регламентовано в главі 16 Кримінально-процесуального кодексу України.
4. Відзначимо, що кримінальна справа не обов’язково повинна бути порушена проти співробітника Вашої компанії. Найчастіше в таких випадках у кримінальних справах ще немає підозрюваних – вони порушуються за фактом злочину.
5. Слідчий не зобов’язаний вручати копію постанови особі, яку обшукують, а зобов’язаний лише пред’явити постанову, у зв’язку з цим ми рекомендуємо повністю переписати весь текст постанови.
6. У статті 112 Кримінально-процесуального кодексу України чітко розподілено компетенцію чотирьох зазначених органів досудового слідства, а саме – розслідування яких саме злочинів належить до компетенції кожного з них.
7. Перелік органів дізнання викладено у статті 101 Кримінально-процесуального кодексу України (11органів).
8. Законним є заборона слідчого на вихід з приміщення осіб, присутніх під час обшуку і виїмки, а також на спілкування таких осіб між собою або з іншими особами. Практично слідчий має право заборонити телефонувати по мобільному телефону. Описувані повноваження передбачені у статті 183 Кримінально-процесуального кодексу України. Стаття 179 забороняє відмовляти у видачі документів або предметів, необхідних слідчим під час обшуку та виїмки.
9. Стаття 186 Кримінально-процесуального кодексу України.